La presente política es aplicable a los datos personales que los titulares o terceros autorizados para el efecto entreguen a la Fundación Salutia, ya sea de manera verbal, a través de la página web (https://salutia.org), mensaje de datos, planillas de registro físicas o virtuales, y aquellos que, a través de cualquier medio lícito, sean recaudados por la Fundación Salutia sin requerir de una autorización previa para su tratamiento por encontrarse exentos de esta autorización como se señala más adelante.

De manera general, la Fundación Salutia realizará el tratamiento de datos personales que incluye recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión, de manera directa o a través de terceros. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas por los titulares, que pueden, a manera enunciativa más no limitativa ni vinculante, señalarse así:

A. Tratamiento de información personal de los empleados

La Fundación Salutia podrá acceder a información personal de sus empleados o candidatos que se presenten a procesos de selección, a través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos por medio los cuales se realiza el proceso de selección y se formaliza la vinculación contractual; lo anterior con las siguientes finalidades:

1. Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, estudios de seguridad y exámenes médicos.
2. Realizar todas las actividades relativas a la contratación y manejo de relaciones laborales.
3. Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en relación con los empleados y exempleados de la Fundación Salutia.
4. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el sistema general de seguridad social.
5. Facilitar, coordinar y supervisar el cumplimiento de la labor para la cual fue contratado de manera directa personal, o a través de herramientas tecnológicas tales como plataformas de chat y videollamadas, correos electrónicos, números telefónicos.
6. Mantener un archivo digital y/o físico que permita contar con la información correspondiente a la hoja de vida de cada empleado o exempleado de la Fundación Salutia.
7. Informar los datos básicos del perfil en las diferentes plataformas de comunicación para efectos de reconocimiento y vinculación con la Fundación Salutia.
8. Verificar datos de estudio, experiencia laboral, referencias laborales y personales mediante fuentes públicas y/o privadas.
9. Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias cuando a ello haya lugar.
10. Para el caso de los participantes en procesos de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido. Así mismo, estas podrán conservarse para efectos de contar con información de posibles candidatos para futuros procesos de contratación.
11. Mantener informados a los empleados sobre los eventos, noticias, recomendaciones, políticas, y en general toda información que la Fundación Salutia considere pertinente informar a su personal.
12. Realizar encuestas, evaluaciones y cuestionarios para el análisis y toma de decisiones de carácter laboral por parte de la Fundación Salutia, tales como evaluaciones de desempeño, evaluación del clima laboral, recopilación de información sobre condiciones físicas y tecnológicas en los hogares cuando se trata de trabajo remoto o teletrabajo, información de carácter sanitario, entre otros.
13. Gestionar el proceso contable y de nómina.
14. Compartir los datos personales con autoridades nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales y procesales, fundamentados en causas legítimas tales como lo son temas legales o de carácter tributario. En todo caso, la información compartida deberá ser estrictamente la solicitada por la autoridad competente.
15. Compartir los datos personales con clientes actuales y/o potenciales clientes, con el objeto de que éstos puedan validar la información que requieran en el marco de los contratos suscritos y/o propuestas presentadas entre estos y la Fundación Salutia.
16. Las demás finalidades que se determinen y sean autorizadas por los titulares en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

B. Tratamiento de información personal de proveedores y contratistas.

La Fundación Salutia podrá acceder a información personal de proveedores y contratistas a través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos por medio los cuales se formaliza su vinculación. Esta información es entregada directamente por el representante legal del proveedor, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los titulares de la información, contratistas. Las finalidades del tratamiento de esta información son:

1. Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
2. Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial.
3. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
4. Gestionar pagos por los servicios contratados, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos, entre otros.
5. En caso de requerirlo, para señalar datos de contacto en caso de que se requiera contar con certificaciones de vinculación comercial y de prestación del servicio.
6. Facilitar y coordinar el cumplimiento de las actividades para la cual fue contratado o vinculado el proveedor o contratista de manera directa personal, o a través de herramientas tecnológicas tales como plataformas de chat y videollamadas, correos electrónicos, números telefónicos.
7. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
8. Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los proveedores y contratistas o solicitudes de los entes de control o entidades judiciales o administrativas competentes.
9. Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
10. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
11. Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Fundación Salutia.
12. Compartir los datos personales con autoridades nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales y procesales, fundamentados en causas legítimas tales como lo son temas legales o de carácter tributario. En todo caso, la información compartida deberá ser estrictamente la solicitada por la autoridad competente.
13. Las demás finalidades que se determinen y sean autorizadas por los titulares en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la normatividad vigente.

C.  Tratamiento de información personal de clientes y prospectos comerciales

La Fundación Salutia podrá acceder a información personal de clientes y prospectos comerciales a través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos por medio los cuales se formaliza su vinculación. Esta información es entregada directamente por el representante legal del cliente o prospecto comercial, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los titulares de la información. Las finalidades del tratamiento de esta información son:

1. Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones, cursos y oferta de los servicios o productos de la Fundación Salutia.
2. Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial.
3. En caso de requerirlo, para señalar datos de contacto en caso de que se requiera contar con certificaciones de vinculación comercial y de prestación del servicio.
4. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con los clientes y prospectos comerciales.
5. Facilitar y coordinar el cumplimiento de la labor contratada por nuestros clientes o las negociaciones con nuestros prospectos comerciales de manera directa -personal-, o a través de herramientas tecnológicas tales como plataformas de chat y videollamadas, correos electrónicos, números telefónicos.
6. Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con tramites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con la entidad y siempre que ello sea estrictamente necesario.
7. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
8. Compartir los datos personales con autoridades nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales y procesales, fundamentados en causas legítimas tales como lo son temas legales o de carácter tributario. En todo caso, la información compartida deberá ser estrictamente la solicitada por la autoridad competente.
9. Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Fundación Salutia. En esta transmisión se incluye también la de la información que nuestros clientes o prospectos nos compartan en virtud de las negociaciones o contratos de prestación de servicios que se suscriban, comerciales sobre sus propios clientes o usuarios, y únicamente para dar cumplimiento a la ejecución o cumplimiento de las obligaciones adquiridas en las negociaciones o contratos suscritos. Para esto último, nuestro cliente o prospecto comercial deberá contar con las autorizaciones respectivas.
10. Las demás finalidades que se determinen y sean autorizadas por los titulares en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

D.  Tratamiento de información personal sensible

Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y en lo atinente a su objeto social, la Fundación Salutia no llevará a cabo el tratamiento de datos personales sensibles, excepto cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
5. Por lo anterior, ningún titular está obligado a otorgar a la Fundación Salutia la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

E.  Tratamiento de información personal de niños, niñas y adolescentes

Según lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La Fundación Salutia como responsable, y aquellos terceros que en virtud de la operación de la Fundación Salutia estén autorizados para acceder a estos datos en calidad de encargado, deberán velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

F. Tratamiento de información personal de usuarios de la página web

La Fundación Salutia podrá recolectar, almacenar y en general realizar el tratamiento de los datos personales de quienes acceden a esta plataforma y suministren su información personal a través de la herramienta de “Contacto” u otras habilitadas en la página web, con la autorización debida del titular.

La información recolectada será tratada conforme a lo establecido en esta política y la normatividad aplicables, y con las finalidades señaladas previamente o las que se especifiquen al momento de la autorización.

G. Tratamiento de información personal de los visitantes de las instalaciones de la Compañía

Por políticas de seguridad de la Fundación Salutia todo visitante debe registrarse en las planillas dispuestas para el efecto en la recepción; en dicha planilla deben registrarse los datos básicos del visitante, así como los datos de un contacto en caso de emergencia.

En caso de datos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación, su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí indicados, salvo que la Fundación Salutia informe las finalidades específicas al titular, de forma previa, expresa e informada al tratamiento de la información personal y la respectiva autorización por parte del titular.